Registrator/dokumentcontroller

Har du kompetens inom informationshantering och vill bidra till den pågående utvecklingen av myndighetens diarieföring? Nu söker vi en registrator/dokumentcontroller för en central roll i hanteringen av Skolverkets informationsflöde. Var med och bidra till skolans framtid!

Om jobbet

Som registrator/dokumentcontroller har du en viktig roll kring hanteringen av Skolverkets ärenden och handlingar samt vid frågor om registrering. Du tar emot inkomna handlingar via olika kanaler, t.ex. e-post och fysisk post, och diarieför. På begäran lämnar du också ut vissa typer av diarieförda handlingar.

Skolverket byter snart till Public 360 som diarie- och ärendehanteringssystem och systemet är ditt främsta arbetsverktyg. Som registrator/dokumentcontroller kvalitetssäkrar du diarieförda ärenden i det centrala diariet och förbereder slutbehandlade diarieförda ärenden för arkivering. I din roll ingår också att informera och hålla utbildningar internt i registrering och dokumenthantering.

Du besvarar dagligen frågor kring diarieföring och informationshantering från Skolverkets medarbetare. Registraturen hanterar även frågor från allmänheten via e-post och telefon och samordnar vissa typer av myndighetsgemensamma ärenden.

Utvecklingsarbete är en väsentlig del i uppdraget och du medverkar vid utarbetande och utveckling av nya rutiner inom registraturen samt bidrar aktivt i förvaltningen av diarie- och ärendehanteringssystemet. I din roll kommer du aktivt att bidra till den pågående utvecklingen av myndighetens diarieföring.

Du tillhör ett team med de andra registratorerna/documentcontrollers på Skolverket, där ni arbetar tillsammans och utefter ett schema. Registraturen ingår i Enheten för informationsförvaltning och säkerhet. Inom enheten arbetar vi tvärfunktionellt, och du bidrar med din kompetens i det arbetet. Enheten ansvarar bland annat för arkivfunktionen, informationssäkerhet och det interna beredskapsarbetet.

* * * * *

"Hos oss får du en möjlighet att ha en central roll i att utveckla och bygga vidare på Skolverkets informationsförvaltning tillsammans med engagerade och kompetenta kollegor"
Linda Sjödin, enhetschef/säkerhetschef

* * * * *

Du arbetar på vårt moderna och rymliga kontor i Solna Business Park. Du kan också ha möjlighet att arbeta upp till 50% på distans. 

Om dig

För att göra ett bra jobb och trivas hos oss behöver du stå för och leva upp till den statliga värdegrunden och till våra kärnvärden för medarbetarskap: förebild, tillit, ansvar, samarbete och utveckling. Läs mer på www.skolverket.se/jobb

I det här jobbet ska du ha

• eftergymnasial utbildning med samhällsvetenskaplig eller humanistisk inriktning, alternativt annan inriktning som vi bedömer likvärdig,
• aktuell erfarenhet av arbete som registrator, dokumentcontroller eller annan roll med kvalificerade administrativa arbetsuppgifter,
• aktuell erfarenhet från arbete i offentlig sektor,
• erfarenhet av att arbeta med diarieföring i ett digitalt dokument- och ärendehanteringssystem,
• god förmåga att praktiskt använda olika IT-stöd och applikationer som förekommer i verksamheten,
• god kunskap om offentlighets- och sekretesslagstiftningen,
• mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift på svenska. 

Det är önskvärt att du har högskoleutbildning inom arkivvetenskap eller registrering. Det är även önskvärt med erfarenhet av arbete i systemet Public 360 och erfarenhet av att arbeta med elektronisk informationshantering.

Som person behöver du

• ha en god förmåga att kommunicera och förmedla ditt budskap på ett pedagogiskt sätt,
• ha mycket god samarbetsförmåga då tjänsten innebär många interna och externa kontakter,
• vara lyhörd för verksamhetens behov och ha en väl utvecklad känsla för service,
• vara noggrann, kunna prioritera och arbeta på ett strukturerat sätt,
• vara självgående och ansvarstagande,
• ha förmågan att se till helheten och lösa problem som uppstår.

Vi ställer höga krav på våra medarbetares säkerhets- och sekretessmedvetenhet. En anställning hos oss kan innebära att befattningen placeras i säkerhetsklass. Säkerhetsprövning med eller utan registerkontroll kan därför komma att göras före beslut om anställning. Säkerhetsprövning genomförs enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585). Skolverket är en beredskapsmyndighet och vid anställning kan du komma att krigsplaceras vid Skolverket.

Viktigt att veta

Sista ansökningsdag är 8 mars. Anställningen är tillsvidare och inleds med provanställning i sex månader.

När du registrerar din ansökan får du svara på några frågor i stället för att bifoga ett personligt brev. Läs gärna igenom ansökningsformuläret och förbered dina svar innan du gör ansökan.